Как эффективно работать с email
Председатель совета директоров и бывший CEO Google Эрик Шмидт в соавторстве с бывшим вице-президентом по продуктам компании Джонатаном Розенбергом написал книгу «Как работает Google» (How Google Works). Журнал Time опубликовал выдержку из нее, в которой топ-менеджеры поискового гиганта делятся советами по ведению электронной переписки.
Необходимо отвечать на письма быстро
По мнению Шмидта и Розенберга, скорость ответа на письма многое говорит о работоспособности и продуктивности человека. Действительно занятые люди, которые многое успевают, стараются быстрее отвечать на входящую корреспонденцию. При этом они не выделяют друзей или коллег, на письма которых стараются отреагировать поскорее, а одинаково относятся ко всем сообщениям.
Топ-менеджеры Google считают, что подобный подход к переписке позволяют создать позитивную связь между собеседниками и командами, работающими над проектами.
Коллеги с большим удовольствием будут обсуждать с вами важные вопросы, такая отзывчивость создают позитивную обстановку.
Шмидт и Розенберг говорят, что ответ не обязательно должен быть развернутым — простого «я понял» будет вполне достаточно. Кроме того, когда окружающие знают, что человек всегда быстро отвечает на письма, то в том случае, когда ответа за короткое время не последовало, они уже могут сделать вывод, что адресат приступил к работе над вопросом, который поставлен в сообщении. Подобная ситуация гораздо лучше, чем то, что отсутствие ответа означает чаще всего («Я слишком занят и не знаю, когда руки дойдут до вашего письма, так что остается только ждать. И да, вы не очень-то мне нравитесь.»)
Письмо должно быть по делу и без «воды»
Руководители поискового гиганта уверены в том, что при электронной переписке стоит стараться избегать ненужного текста. Это не так-то просто сделать, но хорошо написанное письмо, не содержащее ничего лишнего, будет более эффективным. Для того, чтобы этого добиться Шмидт и Розенберг рекомендуют писать черновик письма, а затем перечитывать его, удаляя все слова, которые можно опустить без потери смысла.
Джонатан Розенберг и Эрик Шмидт
Топ-менеджеры приводят в пример цитату писателя Элмора Леонарда, который на вопрос о природе успеха своих произведений ответил: «Я пропускаю места, которые люди не читают». А в большинстве электронных писем довольно много информации, которую можно выбросить без всякой потери смысла.
Папку входящих писем нужно постоянно очищать
Шмидт и Розенберг считают, что любое промедление при работе с почтой является тратой времени — к таким ситуациям относятся размышления о том, с какого письма начать работу, перечитывание писем по несколько раз и так далее.
При открытии нового письма у получателя есть несколько вариантов действий: прочитать несколько предложений, чтобы понять, стоит ли читать дальше, прочитать письмо и сразу на него отреагировать, отложить реакцию на потом или вообще вернуться к чтению позднее (подобное случается, когда письмо не срочное, но довольно важное). Авторы книги рекомендуют чаще использовать первые два варианта.
Используйте аббревиатуру OHIO (Only Hold It Once). Если вы прочитали письмо и знаете, что нужно сделать, то нужно это делать сразу. Иначе вы обрекаете себя на необходимость перечитывание письма в дальнейшем, что является стопроцентной тратой времени.
При использовании предложенного подхода папка входящих писем превращается в to-do список сложных дел, которые требуют глубокого погружения и проработки (для таких писем Шмидт и Розенберг рекомендуют создавать соответствующие ярлыки), а также набор нескольких писем, которые можно прочесть позже. При этом важно не допускать распространения проблемы переполненности почтового ящика письмами на этот «список дел» — топ-менеджеры Google говорят, что необходимо стремиться к нулю записей в папке «Входящие», но допустимо наличие до пяти элементов. В противном случае пользователю придется постоянно тратить время на повторное чтение старых сообщений.
Полезно использовать метод LIFO и сначала отвечать на последние письма
Метод LIFO (Last in First Out — последний пришел, первый вышел) заключается в том, чтобы сначала заниматься делами, которые возникли последними. Шмидт и Розенберг считают, что часто, решением вопросов, содержащихся в старых письмах, уже начинает кто-то заниматься, что снижаем вероятность необходимости ответа.
Входящие письма могут быть полезны и другим людям
Руководители Google считают, что каждый пользователь электронной почты должен представлять себя «маршрутизатором», который переадресовывает полезную информацию нужным людям. Шмидт и Розенберг советуют каждый вечер задавать себе вопрос о том, кому еще могла быть полезна полученная в течения дня информация, и пересылать письма соответствующим коллегам.
Скрытая копия — зло
При использовании поля «скрытая копия» всегда следует задавать себе вопрос о причинах этого действия. Как правило к этой функции прибегают для того, чтобы скрыть что-либо, считают авторы книги. По их мнению, подобное поведение является контрпродуктивным и не способствуют выстраиванию доверительных отношений. Стоит ставить людей в копию открыто или вообще не добавлять их в переписку.
Единственный случай, когда использование скрытой копии оправдано — это удаление из ветки переписки людей, которые больше в ней не нужны. При ответе на письмо с помощью функции «ответить всем» нужно поместить таких собеседников в поле скрытой копии и указать в тексте письма, что это сделано. Таким образом собеседники поймут, что больше не участвуют в дискуссии, и в их почтовом ящике будет на один бесполезный тред меньше.
Не стоит кричать
В случае необходимости донесения эмоций, это КУДА ЛУЧШЕ сделать при личной встрече, чем использовать Caps Lock.
Важно отслеживать результаты переписки
При отправке письма, содержащего просьбу о совершении какого-либо действия, Шмидт и Розенберг советуют отправителю ставить в копию самого себя, а затем присваивать входящему письму соответствующий ярлык («отследить»). Впоследствии это позволит легко выявить письма, предполагающие совершения определенного действия. Чтобы проверить, исполнена ли просьба, достаточно будет ответить на такое письмо и поинтересоваться у адресата результатами.
Нужно помогать самому себе найти нужную информацию в будущем
Если пользователь считает, что в будущем ему может понадобиться информация из определенного письма, то хорошим решением будет его пересылка на свой адрес с добавлением нескольких ключевых слов, по которым в будущем письмо будет легко найти. Шмидт и Розенберг говорят, что при выборе ключевых слов человеку нужно подумать о том, как он будет искать это письмо в будущем. Данный метод применим не только к электронной почте, но и обычным документам.
К примеру, Розенберг перед туристическими поездками сканирует документы членов своей семьи (паспорта, лицензии, бланки страховки), а затем отправляет себе на почтовый ящик с добавлением нескольких описательных ключевых слов. Если какой-то из документов будет потерян в дороге, скачать его копию не составит труда.